Der Moment, in dem man gemeinsam ein Unternehmen gründet, ist voller Aufbruchsstimmung. Ideen sprudeln, die Rollen sind verteilt, und das Logo steht vielleicht sogar schon. Aber dann kommt die Realität – und mit ihr eine Frage, die weniger sexy klingt, aber über langfristigen Erfolg entscheidet: Wie behalten wir eigentlich den Überblick über unsere Ausgaben?
Wenn ihr eine LLC (in den USA oder ein vergleichbares Modell in Deutschland wie eine GbR oder UG) zu zweit gegründet habt, dann kennt ihr das Dilemma: Zwei Personen, zwei Konten (manchmal mehr), unterschiedliche Ausgaben – aber ein gemeinsames Business. Und genau darum schauen wir uns heute ganz konkret an: how to track expenses for two-person LLC – aber auf die Art, die nicht nur Buchhalter:innen begeistert, sondern euch als Team entlastet.
Warum gute Ausgabenübersicht mehr als nur Pflicht ist
Zugegeben: Buchhaltung ist selten das Lieblingsthema unter Gründer:innen. Aber gerade bei einer Zwei-Personen-LLC hat sie eine viel größere Funktion als nur „für die Steuer“.
Denn:
- Sie schützt eure Freundschaft oder Partnerschaft.
- Sie sorgt für Transparenz bei Gewinnen und Ausgaben.
- Und sie gibt euch die Kontrolle – statt im Chaos zu versinken.
Ein klarer Prozess spart Diskussionen. Und das ist Gold wert, wenn’s mal stressig wird.
Schritt 1: Gemeinsames Konto – ja oder nein?
Die erste große Entscheidung: Führt ihr ein separates Geschäftskonto – oder nutzt ihr private Konten und rechnet später ab?
Empfehlung: Ein gemeinsames Geschäftskonto ist fast immer die bessere Wahl. Warum? Weil es Ordnung schafft. Und weil alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben an einem Ort landen.
Ihr könnt zusätzlich jeder ein separates „Betriebsauslagen-Konto“ nutzen, über das kleine Einzel-Ausgaben laufen – aber das Hauptkonto ist die Basis.
Schritt 2: Definiert klare Ausgabenkategorien
Klingt banal – ist aber essenziell. Denn nur wenn ihr wisst, wofür ihr euer Geld ausgebt, könnt ihr es sinnvoll analysieren (und sparen, wenn nötig).
Ein paar Beispielkategorien:
- Software & Tools (z. B. Canva, Notion, Zoom)
- Marketing (Ads, Grafiken, Freelancer)
- Reisekosten (Zug, Hotel, Verpflegung)
- Fortbildung (Kurse, Bücher, Konferenzen)
- Beratung & Buchhaltung
Legt die Kategorien gemeinsam fest – und bleibt dabei flexibel. Manchmal verändert sich das Business schneller als erwartet.
Schritt 3: Tools zur Ausgabenerfassung – digital, bitte!
Vergesst Excel-Tabellen. Wirklich. Heute gibt’s smarte Tools, die euch das Leben enorm erleichtern. Und sie lohnen sich selbst für kleine Teams.
Beliebte Optionen:
- Lexoffice (DE) – für Freiberufler:innen und kleine Unternehmen mit Bankanbindung
- FastBill – einfache Rechnungs- & Ausgabenverwaltung
- QuickBooks – Klassiker für LLCs, besonders in den USA
- Wave Accounting – gratis und solide, besonders für englischsprachige Gründer:innen
- Notion – wenn ihr’s selbst strukturieren wollt, sehr flexibel
Wichtig ist: Das Tool sollte mobilfähig sein, eine Beleg-Upload-Funktion haben und euch jederzeit einen Überblick geben.
Schritt 4: Trennung von „privat“ und „geschäftlich“
Besonders heikel: Wenn ihr mal eben was mit der privaten Karte bezahlt. Oder umgekehrt.
Die Lösung? Strikte Trennung. Macht’s euch zur Gewohnheit, alles Geschäftliche nur über das Firmenkonto abzuwickeln. Und wenn’s mal nicht anders geht: Haltet fest, wer was bezahlt hat – mit Beleg.
Tipp: Ein monatlicher „Abgleich-Call“ hilft. 15 Minuten Zoom, jede:r bringt die offenen Ausgaben mit, ihr gleicht ab und dokumentiert.
Schritt 5: Wer zahlt was? Regelung für Einzelkäufe
Nicht jede Ausgabe wird gemeinsam getätigt. Vielleicht kauft Person A mal eine Software, Person B bucht das neue Branding-Shooting.
Deshalb: Trefft eine klare Vereinbarung.
Zum Beispiel:
„Beträge bis 100 € dürfen ohne Absprache ausgegeben werden. Alles darüber wird vorab im Slack besprochen und gemeinsam entschieden.“
Solche Regeln schaffen Vertrauen – und vermeiden unangenehme Gespräche à la „Warum hast du das denn einfach gebucht…?“
Schritt 6: Monatlicher Finanzüberblick
Nehmt euch regelmäßig Zeit für einen Finanz-Check-in:
- Welche Ausgaben gab’s?
- Was war notwendig, was nicht?
- Welche Tools nutzen wir wirklich?
- Gibt’s Abos, die doppelt laufen?
Diesen Check könnt ihr in euer Monatsmeeting einbauen – vielleicht mit Kaffee, ohne Stress, aber mit Fokus.
Bonus-Tipp: Macht’s visuell
Wenn ihr eher visuell tickt, nutzt Dashboards. Tools wie Notion, Airtable oder auch Canva helfen, eure Zahlen in einfache Diagramme zu packen.
Beispiel:
Ein Kreisdiagramm, das zeigt, wie viel % eures Budgets aktuell ins Marketing fließt – oder in Weiterbildung.
Sichtbarkeit erzeugt Achtsamkeit. Und macht das Thema Geld weniger trocken.
Fazit: Zwei Menschen, ein Ziel – mit Klarheit ans Steuer
Gemeinsames Business ist Vertrauenssache. Und nichts testet dieses Vertrauen so sehr wie Geld. Deshalb: Macht es euch leicht. Mit Struktur. Mit Absprachen. Und mit einem System, das nicht mehr kostet als es bringt.
How to track expenses for two-person LLC? Es braucht keine Magie – nur ein bisschen Organisation und ehrliche Kommunikation. Und wenn das steht, bleibt mehr Raum für das, was wirklich zählt: Euer Wachstum, eure Kreativität – und der Spaß am gemeinsamen Gründen.
Denn genau das macht eine starke LLC aus: zwei Menschen, die am selben Strang ziehen. Und wissen, wo das Geld bleibt.
