Das Gespräch lief gut. Ihr habt euch verstanden, gemeinsam Ideen gesponnen, vielleicht sogar schon nächste Schritte skizziert. Und dann? Funkstille. Tage vergehen. Vielleicht wartest du noch höflich. Vielleicht vergisst du’s auch einfach – weil der nächste Termin schon wartet.
Dabei wissen wir’s eigentlich alle: Der wahre Unterschied liegt oft nicht im Meeting selbst – sondern im, was danach kommt.
Genau hier beginnt der Zauber der Nachfass-E-Mails. Oder wie man sie auch nennt: Follow-ups. Die Kunst, präsent zu bleiben, Interesse zu halten, Verbindlichkeit aufzubauen – ohne zu nerven. Und ohne jedes Mal neu in die Tasten hauen zu müssen.
Klingt nach Wunschdenken? Dann lies weiter. In diesem Artikel erfährst du ganz praxisnah, how to automate follow-up emails after client meetings – mit System, Stil und einem Hauch Persönlichkeit, der dich von der Masse abhebt.
Warum Follow-ups so oft vernachlässigt werden – und was du stattdessen tun solltest
Sind wir ehrlich: In der Hektik des Alltags verlieren sich gute Gespräche oft im Nichts. Man meint es nicht böse, aber zwischen To-do-Listen und spontanen Calls rutscht der Follow-up einfach durch.
Dabei ist genau das der Moment, in dem Beziehung entsteht:
- Du zeigst, dass du zuhörst.
- Du erinnerst an Verabredetes.
- Du bringst das Gespräch auf den Punkt – und nach vorn.
Nur: Wenn du das alles jedes Mal manuell machen willst, verbrennst du kostbare Zeit. Und hier kommt Automatisierung ins Spiel.
Schritt 1: Die Basis – klare Templates mit Spielraum
Die größte Angst vieler: „Aber dann klingt’s ja wie ein Roboter!“ Nein, nicht wenn du’s richtig machst.
Erstelle 2–3 Grund-Templates, die du immer wieder anpassen kannst. Sie sollen dir Struktur geben – nicht den Ton vorgeben.
Zum Beispiel:
Betreff: Danke für unser Gespräch – so geht’s weiter
Inhalt:
Hallo [Vorname],
danke für unser Gespräch heute! Ich fand den Austausch sehr inspirierend – besonders [kurze, individuelle Notiz].
Wie besprochen, hier die nächsten Schritte:
– Punkt A
– Punkt B
Lass mich gern wissen, wenn du noch Fragen hast oder etwas ergänzen möchtest.
Viele Grüße
[Dein Name]
Klingt menschlich, oder? Und lässt sich wunderbar mit Tools automatisieren (mehr dazu gleich).
Schritt 2: Wähle dein Tool – und bleib dabei
E-Mail-Automatisierung klingt erstmal nach riesigem CRM-System. Aber keine Sorge – es gibt Tools für jede Größe.
Empfehlungen für Solo-Selbstständige oder kleine Teams:
- Mailerlite oder Mailerjet – schlank, übersichtlich, DSGVO-konform
- HubSpot Free CRM – für mehr Sales-Funktionen
- Streak for Gmail – wenn du alles direkt in deinem Postfach willst
- Notion + Zapier – für Bastler:innen mit Vorliebe für Workflows
Wichtig: Finde ein Tool, das dir liegt – und dann bau dir deinen Prozess dort auf. Am Anfang darf’s simpel sein.
Schritt 3: Automatisierung sinnvoll einsetzen – mit Feingefühl
Jetzt wird’s konkret. So könnte dein Workflow aussehen:
- Du hattest ein Meeting mit einem neuen Kontakt.
- Direkt danach trägst du ihn in dein CRM oder Tool ein – mit einem Häkchen: „Follow-up senden“.
- Dein Tool schickt nach x Stunden/Tagen automatisch eine E-Mail – mit deinem vorher erstellten Template.
- Du bekommst eine Erinnerung nach 3–5 Tagen, falls keine Antwort kommt – und kannst persönlich nachfassen.
Voilà – keine vergessenen Mails mehr. Kein Stress. Und trotzdem: Jeder Kontakt fühlt sich gesehen.
Schritt 4: Persönlichkeit bewahren – trotz Automatisierung
Der Unterschied liegt in den Details. Auch bei automatisierten E-Mails kannst du Mensch bleiben.
Tipp:
- Nutze personalisierte Felder: Name, Unternehmen, Gesprächsthema
- Ergänze manuelle Elemente vor dem Versand: eine persönliche Zeile, ein Link, ein Verweis auf ein konkretes Zitat
- Verwende eine echte Signatur, kein „Support-Team“
Und: Schreib so, wie du auch sprichst. Kein „Hiermit bestätige ich“ – sondern lieber: „Wie versprochen, hier noch mal alles auf einen Blick.“
Schritt 5: Nutze Follow-ups nicht nur zum Erinnern – sondern zum Begeistern
Viele denken, Follow-ups seien reine Erinnerungsmails. Doch du kannst mehr damit machen.
Ideen für Follow-up-E-Mails:
- Schick eine passende Case Study
- Teile einen Link zu einem hilfreichen Artikel oder Tool
- Gib einen Mini-Impuls („Mir ist im Nachgang noch eine Idee gekommen…“)
- Lade zu einem kostenlosen Check-in-Call ein
So wirst du nicht zum Sales-Automat – sondern zur echten Unterstützung.
Fehler, die du vermeiden solltest
- Zu viele Follow-ups: Eine Mail reicht oft – zwei mit Nachfassen. Danach lieber persönlich.
- Unpersönliche Standardfloskeln: „Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung“ wirkt wie aus dem Baukasten.
- Keine klare Handlung: Was soll die andere Person tun? Antworten? Buchen? Prüfen? Sag es klar.
Fazit: Automatisierte Nachfass-Mails sind kein Spam – sondern smarte Beziehungspflege
Es geht nicht darum, Menschen zu „verfolgen“. Sondern darum, echte Gespräche zu würdigen – und sie weiterzuführen.
How to automate follow-up emails after client meetings bedeutet nicht: Technik übernimmt alles. Es heißt: Du gibst dir selbst die Struktur, damit kein wertvoller Kontakt verloren geht. Und du bleibst präsent – ohne ständig selbst daran denken zu müssen.
Und am Ende merken deine Kund:innen genau das: Da ist jemand, der’s ernst meint. Der zuhört. Und der dranbleibt. Und genau das macht oft den entscheidenden Unterschied.
